Abläufe automatisieren
Wie automatisiert man eine Hausverwaltung?
Jede Verwaltung arbeitet anders, aber die zeitfressenden Abläufe wiederholen sich. Dieser Überblick zeigt einen Ausschnitt dessen, was machbar ist, ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Fehlt ein Ablauf oder würde Ihnen eine andere Konstellation mehr helfen? Dann besprechen wir das und setzen es genauso um. Wo es geht, werden Brücken zwischen den vorhandenen Programmen gebaut.
Abläufe automatisieren
Posteingang
E‑Mails werden eingeordnet, priorisiert und der zuständigen Person zugewiesen. Wo die Verwaltungssoftware Vorgänge kennt, entsteht daraus gleich einer.
Passt zum Beispiel, wenn sich die Anfragen immer aufstauen.
Schadensmeldungen
Meldungen aus Telefon, Postfach und Portal laufen an einer Stelle zusammen, werden dort erfasst und der zuständigen Person zugeordnet. Der Melder erfährt den Stand automatisch.
Passt zum Beispiel, wenn die häufigste Nachfrage lautet, ob schon etwas passiert ist.
Wissensdatenbank
Fragen zu Beschlüssen, Verträgen, Protokollen oder Arbeitsabläufen in normaler Sprache stellen und eine Antwort mit Belegstelle bekommen.
Passt zum Beispiel, wenn eine bestimmte Person weiß, wo etwas steht.
Mahnwesen und Wiedervorlagen
Offene Posten und Fristen melden sich selbst, statt auf einem Merkzettel oder im Kopf zu warten.
Passt zum Beispiel, wenn Mahnläufe in Schüben passieren, je nach vorhandener Zeit.
Dokumente und Aushänge
Das fertige PDF liegt zur Freigabe bereit, aus Vorlage und vorhandenen Daten befüllt und danach sauber abgelegt.
Passt zum Beispiel, wenn immer wieder dieselben Schreiben aus einer alten Datei kopiert werden.
Handwerkerkommunikation
Aufträge gehen vollständig raus, Rückmeldungen laufen am Vorgang auf, und alle Beteiligten bleiben ohne Nachtelefonieren auf dem Stand.
Passt zum Beispiel, wenn ein spürbarer Teil des Tages aus Nachfassen und Weitersagen besteht.
Kostenloses Erstgespräch anfragen
Kurz das Anliegen schildern.