Prozessautomatisierung für Hausverwaltungen
Anfragen vorsortiert, Antworten vorbereitet, Fristen im Blick.Mehr Zeit für Eigentümer, Mieter und Objekte.
Gemeinsam finden wir heraus, welche wiederkehrenden Abläufe in der Hausverwaltung am meisten Zeit, Aufmerksamkeit oder Nerven kosten. Genau diese übernimmt danach die Automatisierung, passend zur vorhandenen Software. Das Team prüft und gibt frei, statt alles selbst zu tippen.
- 30 Minuten, unverbindlich
- Persönlicher Ansprechpartner
- DSGVO-orientierte Umsetzung
Erklärvideo
In 5 Minuten: ein Beispiel aus der Praxis
Am Beispiel eines Posteingangs zeige ich, wie eine Anfrage automatisch zusammengefasst, mit dem vorhandenen Firmenwissen beantwortet und zur Freigabe vorbereitet wird. Das gleiche Prinzip lässt sich auf viele wiederkehrende Abläufe übertragen.
Externes Video von YouTube. . Dabei werden Daten an YouTube (Google) übertragen. Es gilt die Datenschutzerklärung von Google.
Was das Video zeigt
- 1Anfrage trifft im Posteingang ein
- 2Automatisch zusammengefasst und zugeordnet
- 3Antwortvorschlag aus dem vorhandenen Firmenwissen
- 4Prüfen + freigeben
Kommt das bekannt vor?
Welcher Ablauf kostet heute unnötig Zeit oder Aufmerksamkeit?
Wo am meisten Zeit draufgeht, ist in jeder Hausverwaltung anders. Deshalb geht es nicht um eine einzelne Standardlösung, sondern darum, genau den Prozess zu finden, der am meisten bringt.
Anfragenflut
E‑Mails, Portale, Telefonnotizen und Rückfragen müssen gelesen, zugeordnet und beantwortet werden.
Schadensmeldungen
Informationen fehlen, Handwerker müssen ausgewählt und Beteiligte einzeln informiert werden.
Fristen & Nachhalten
Mahnwesen, Wiedervorlagen und offene Rückmeldungen hängen oft an einzelnen Mitarbeitern.
Dokumente & Aushänge
Vorlagen werden immer wieder kopiert, angepasst, exportiert und manuell verteilt.
Handwerkerkommunikation
Anfragen, Terminabstimmungen, Statusupdates und Dokumentation laufen über mehrere Kanäle.
Mehr Arbeit, gleiches Team
Die Verwaltung wächst, aber geeignete Mitarbeiter sind schwer zu finden und teuer einzuarbeiten.
Mögliche Einsatzbereiche
Nicht auf einen Prozess festgelegt, sondern auf das, was am meisten Zeit kostet
Ob Anfragen, Mahnwesen, Schadensbearbeitung, Dokumente, Handwerkerkommunikation oder ein ganz anderer Ablauf: Entscheidend ist, wo in der Verwaltung der größte manuelle Aufwand oder die stärkste Belastung entsteht.
Posteingang vorsortieren & Antwortvorschläge
Jede Anfrage liegt zusammengefasst, zugeordnet und priorisiert bereit, mit einem Antwortvorschlag aus dem vorhandenen Firmenwissen.
Freigabe bleibt im HausSchadensmeldungen strukturieren
Angaben und Fotos sind erfasst, die Zuständigkeit steht, und die Schreiben an Handwerker, Eigentümer oder Versicherung liegen vorbereitet da.
Weniger RückfragenMahnwesen & Wiedervorlagen
Fristen sind im Blick, Vorgänge stoßen sich selbst an, und offene Fälle bleiben sichtbar, bis sie erledigt sind.
Mehr VerlässlichkeitDokumente & Aushänge
Das fertige PDF liegt zur Freigabe bereit, aus der Vorlage befüllt und nach der Freigabe sauber abgelegt.
Weniger Copy & PasteHandwerkerkommunikation
Anfragen gehen vorbereitet raus, Rückmeldungen laufen gebündelt auf, und alle Beteiligten bleiben automatisch auf dem Laufenden.
Weniger NachtelefonierenIndividuelle Verwaltungsprozesse
Auch Abläufe außerhalb dieser Beispiele lassen sich automatisieren, sofern Schnittstellen und Nutzen sinnvoll zusammenpassen.
Individuell analysiertDer entscheidende Unterschied
Automatisierung unterstützt das Team und ersetzt nicht die Kontrolle
Heute
Viele kleine Schritte kosten einzeln wenig Zeit, summieren sich aber täglich.
- Informationen aus mehreren Systemen zusammensuchen
- Ähnliche Antworten und Dokumente neu erstellen
- Fristen und Rückmeldungen manuell nachhalten
- Vorgänge zwischen Mitarbeitern weiterreichen
Mit
Wiederkehrende Schritte laufen strukturiert im Hintergrund.
- Alle Informationen liegen im Vorgang beisammen
- Antworten und Dokumente liegen vorbereitet zur Freigabe da
- Fristen und offene Rückmeldungen melden sich von selbst
- Der Vorgang bleibt an einem Ort, das Team entscheidet und prüft
Vorhandene Tools bleiben
Brücken zwischen den vorhandenen Tools
Ob Verwaltungssoftware, E‑Mail oder Messenger: Was bereits läuft, bleibt im Einsatz. Ich verbinde die bestehenden Systeme und Kanäle, statt sie zu ersetzen.
Die Beispiele oben sind nur ein Ausschnitt. Grundsätzlich lässt sich alles anbinden, wofür es eine Schnittstelle gibt. Sagen Sie mir einfach, womit Sie arbeiten.
So läuft die Zusammenarbeit
Von der ersten Idee bis zum stabilen Betrieb
Vorab muss noch nicht feststehen, welcher Prozess sich technisch automatisieren lässt.
Erstgespräch
Wir klären in 30 Minuten, wo aktuell Aufwand, Reibung oder mentale Belastung entsteht.
Vorhaben konkretisieren
Steht der Umfang schon fest, reichen Beratungsstunden, sonst der Analyse-Tag. Am Ende steht ein verbindliches Festpreis-Angebot.
Umsetzung
Die Automatisierung wird gebaut, mit echten Beispielen getestet und gemeinsam abgenommen.
Laufender Betrieb
Monitoring, Fehlerbehebung, Updates und klar abgegrenzte Anpassungen sorgen für Stabilität.
Transparente Orientierung
Faire Festpreise, keine Überraschungen
Der Einstieg ist immer das kostenlose Erstgespräch, danach ein fester Projektpreis pro Prozess und ein planbarer Betrieb. Den Analyse-Tag braucht es nur, wenn der Umfang noch offen ist. Die vollständige Aufschlüsselung steht auf der Preisseite.
Ein klarer Ablauf kommt in den Prozess-Check mit zwei kurzen Terminen, ein offener Umfang in den Analyse-Tag. Beide enden mit einem verbindlichen Festpreis-Angebot.
Fester Projektpreis pro Prozess, je nach Komplexität.
Betrieb, Monitoring und Support der Automatisierung.
Sie bleiben, weil es funktioniert, nicht weil ein Vertrag Sie hält.
Festpreis statt Stundenpoker. Den konkreten Preis nennen wir nach der Analyse. Alle Preise netto.
Preise im Detail ansehenErgänzend zur Automatisierung
Damit die Automatisierung greift, muss die Technik drumherum stimmen
Der Kern bleibt die Prozessautomatisierung für die Hausverwaltung. Zwei Dinge sorgen dafür, dass sie sauber ankommt und stabil läuft: eine Website, über die Anfragen strukturiert reinkommen, und eine IT, die dafür überhaupt geeignet ist. Beides gibt es bei mir aus einer Hand.
Website als digitale Eingangstür
Eine saubere Website für die Hausverwaltung, so gebaut, dass Schadensmeldung und Eigentümeranfrage über ein Formular mit festen Feldern reinkommen. Jede Meldung wird gesichert, bevor die Mail rausgeht. Hakt der Versand, ist sie trotzdem da. Nicht als Fließtext im Postfach.
Systeme anschlussfähig machen
Manchmal kommt eine Automatisierung an Postfach, Ablage oder Portal gar nicht heran. Dann räume ich Konten und Rechte auf, hole die Dateien in die Cloud und schalte die Schnittstelle des Verwaltungsprogramms frei. Weil die Daten danach in der Cloud liegen, sind sie auch von außen erreichbar.
Aus einer Hand
Website und Automatisierung baue und betreibe ich, Systeme richte ich ein und übergebe sie dokumentiert. Ein Ansprechpartner, keine Übergabeverluste.
Was es kostet
- Website
- 1.990 €
- Einmalig, für die üblichen Seiten einer Hausverwaltung: Startseite, Über uns, Leistungen, Objekte, Kontakt, Impressum, Datenschutz. Dazu die passenden Formulare: Kontakt, Schadensmeldung und Anfrage direkt am Objekt. Die Objekte pflegt die Verwaltung selbst ein, zur Miete oder zum Verkauf. Dazu der Redaktionsbereich zum Selberpflegen, zwei Korrekturrunden und der Livegang. Texte und Bilder kommen aus dem Haus, auch die Inhalte für Impressum und Datenschutz. Die stimmen wir gemeinsam ab, eine Rechtsberatung ist das nicht. Wird mehr gebraucht, nenne ich den Preis vorher.
- Betrieb der Website
- 70 €/Monat
- Hosting in Deutschland, Updates, Sicherung und Störungsbehebung. Support per E‑Mail, kein Telefon. Der Betrieb gehört dazu, weil die Seite auf meiner Umgebung läuft. Monatlich kündbar.
- Systeme anschlussfähig machen
- ab 100 €/Stunde
- Nach Aufwand, mit einer Obergrenze, die vorher feststeht. Was ich vorfinde, weiß ich erst nach der Bestandsaufnahme. Bis dahin wäre ein Festpreis geraten.
Alle Preise netto zzgl. USt.
Das mache ich nicht
- Keine Website, die nur zeigt, wer die Verwaltung ist und wie man sie erreicht. Wenn kein Ablauf dranhängt, bin ich der falsche Anbieter.
- Kein Nachbau dessen, was das Verwaltungsprogramm schon kann.
- Kein Shop, keine Buchungsstrecke, keine Mehrsprachigkeit. Am Objekt meldet sich der Interessent per Formular, es gibt keine Bewerbermappe mit Selbstauskunft und Unterlagen.
- Keine Hardware und kein Einbau vor Ort. Server, Rechner und Netzwerk besorgt die Verwaltung selbst. Einrichten und administrieren kann ich sie aus der Ferne, vor Ort nur nach Absprache.
- Keine Übernahme einer bestehenden Website und kein laufender Helpdesk für die Mitarbeiter.
Das ist kein zweites Hauptprodukt, sondern die Grundlage, damit die Automatisierung ihren Nutzen bringt. Was im Einzelfall überhaupt nötig ist, klären wir im kostenlosen Erstgespräch.
Über mich
Persönlich. Spezialisiert. Direkt.
Ich bin Dominik, IT-Experte aus Rosenheim. IT ist seit über 15 Jahren meine Leidenschaft, vom ersten Programmier-Versuch als Teenager bis zur eigenen IT-Infrastruktur, die ich heute betreibe. Beruflich war ich als Software- und DevOps-Entwickler tätig: Geschäftsanwendungen entwickeln, IT-Infrastruktur modernisieren, Abläufe automatisieren.
Schon vor einigen Jahren ist mir durch das familiäre Umfeld aufgefallen, wie viel in Hausverwaltungen noch von Hand erledigt wird. Bei kleineren IT-Aufträgen für eine Hausverwaltung sehe ich seitdem dieselbe Lücke: viel Routinearbeit, wenig fertige Werkzeuge, die wirklich passen. Genau darauf konzentriere ich mich jetzt.
Mein Anspruch: direkter Kontakt zu der Person, die die Lösung baut und betreut. Kein Vertrieb dazwischen, keine Tickets ohne Antwort, keine Wartezeiten von Wochen.
Und weil ich das allein mache, ist alles so gebaut, dass keine Abhängigkeit von mir entsteht: Jede Automatisierung läuft eigenständig, ist dokumentiert und gehört am Ende der Verwaltung.
- Direkter Kontakt per Telefon, E‑Mail oder Termin
- Hosting & Wartung in Deutschland
- Klare Preisstruktur: Analyse, Umsetzung, monatlicher Betrieb & Betreuung
Datenschutz
Ihre Daten bleiben Ihre Daten
- Die App wird in Deutschland gehostet, KI-Schritte laufen bei einem in der EU gehosteten Anbieter.
- Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. Zugriff nur für Betrieb und Fehlersuche.
- Ihre Daten liegen getrennt von denen anderer Kunden.
- Bei Kündigung erhalten Sie einen Export, danach werden Ihre Daten gelöscht.
Häufige Fragen
Müssen wir unsere bestehenden Tools wechseln?
Im Regelfall nein. Ich baue die Brücken zwischen den bestehenden Tools. Ob Casavi, WinCasa, Scalara, ImmoCloud, E‑Mail oder etwas anderes: was bereits läuft, bleibt im Einsatz. Sollte ein Wechsel die Arbeit spürbar erleichtern, sage ich es offen. Die Ausnahme, nicht die Regel.
Was kostet das?
Drei Bausteine, alle Preise netto. Ist der Ablauf schon klar, plant ihn der Prozess-Check zum Festpreis und liefert ein verbindliches Angebot. Ist noch offen, wo anfangen, findet es der Analyse-Tag heraus, als Festpreis je Tag. Die Umsetzung pro Automatisierung ist ein Festpreis, der laufende Betrieb ein planbarer Monatspreis. Die aktuellen Preise stehen auf der Preisseite. Festpreis, kein Stundenpoker.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Die meisten ersten Automatisierungen laufen nach 4 bis 6 Wochen produktiv. Wir starten mit dem Ablauf, der die größte Zeitersparnis bringt, schnelle Wirkung statt großem Rundumschlag. Die genaue Dauer nenne ich verbindlich im Angebot. Nicht zu verwechseln mit der Frist von 4 Wochen bei der Anrechnung des Analyse-Tags: die betrifft den Zeitpunkt der Beauftragung, nicht die Umsetzungsdauer.
Wie steht es um den Datenschutz?
Die App wird in Deutschland gehostet, KI-Schritte laufen bei einem in der EU gehosteten Anbieter. Ihre Daten liegen getrennt von denen anderer Kunden und werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. Zugriff nur für Betrieb und Fehlersuche.
Welcher Prozess kostet gerade am meisten Zeit oder Nerven?
Im kostenlosen Erstgespräch finden wir gemeinsam heraus, ob sich eine Automatisierung technisch und wirtschaftlich sinnvoll umsetzen lässt.
Kostenloses Erstgespräch anfragen
Kurz das Anliegen schildern. Ich melde mich innerhalb von 24 Stunden.