So arbeiten wir zusammen
So läuft eine Automatisierung ab
Vier Schritte, und nach jedem lässt sich aufhören. Es wird kein Programm ersetzt und nichts über Nacht umgestellt. Am Anfang steht ein Gespräch, am Ende laufen ein oder mehrere Abläufe von selbst, betreut von der Person, die sie gebaut hat.
Schritt 1
Erstgespräch
Ein Videogespräch. Es geht darum, welcher Ablauf im Alltag die meiste Zeit und die meisten Nerven kostet, ob sich daran etwas automatisieren lässt und wie ich dabei weiterhelfen kann.
- Dauer
- ca. 30 Minuten, kostenlos
- Voraussetzung
- Nichts vorbereiten. Ein kurzer Hinweis zur Systemlandschaft genügt.
- Ergebnis
- Eine ehrliche Einschätzung, ob sich der Aufwand lohnt. Auch die Antwort, dass er es nicht tut, ist ein Ergebnis.
Wie es danach weitergeht
Vier Wege sind möglich. Welcher davon passt, ist das eigentliche Ergebnis dieses Termins.
Ein Ablauf ist schon klar
Dann folgt der Prozess-Check für genau diesen Ablauf.
Mehrere Abläufe kommen in Frage
Dann klärt der Analyse-Tag zuerst die Reihenfolge.
Das Team will selbst bauen
Dann geht es in die Beratung statt in ein Projekt.
Beratung zum SelberbauenDie Website nimmt noch keine Arbeit ab
Dann steht sie zuerst an: Anfragen kommen als Formular herein, und die Unterlagen sind von überall erreichbar.
Website für Hausverwaltungen
Schritt 2
Bestandsaufnahme & Vorhaben konkretisieren
Wir halten dabei auch fest, wo die Daten liegen und was davon für eine Automatisierung erreichbar ist. Kommt sie an Postfach, Ablage oder Portal nicht heran, steht das als eigener Punkt im Plan und wird im Projekt mit abgerechnet. Eine Bedingung, um anzufangen, ist es nicht.
- Voraussetzung
- Zugang zu den Personen, die den Ablauf täglich machen. Die Verwaltungssoftware bleibt dabei unangetastet.
Schritt 2 für den Prozess-Check
Ein Ablauf ist schon klar
- Dauer
- zwei Termine an zwei Tagen, dazwischen die Ausarbeitung
Die Stationen
Aufnahme-Termin
remote, ca. 1 Std.Wir nehmen den Ablauf gemeinsam auf: wer macht was, mit welchen Programmen, welche Mengen, welche Sonderfälle. Zeigt sich dabei, dass mehrere Abläufe ineinandergreifen, wechseln wir zum Analyse-Tag; der Prozess-Check wird dort angerechnet.
Ausarbeitung
ohne TerminIch erstelle den Prozessplan: der Ablauf heute, der Ablauf mit Automatisierung und was beim Team bleibt.
Rückfragen-Termin
remote, ca. 1 Std., an einem anderen TagWir gehen den Plan gemeinsam durch, klären offene Punkte und schärfen nach. Danach steht das verbindliche Festpreis-Angebot. Der Plan gehört der Verwaltung, auch ohne Beauftragung.
Schritt 2 für den Analyse-Tag
Mehrere Abläufe kommen in Frage
- Dauer
- fünf Stationen über etwa ein bis zwei Wochen
Die Stationen
Aufnahme
vorrangig remote, ca. 3 bis 4 Std.Wir sehen uns die wiederkehrenden Abläufe, Programme und Datenquellen an, so wie sie heute laufen, und sprechen mit den Mitarbeitern, die täglich damit arbeiten. Vor Ort auf Wunsch, gegen Anfahrtspauschale.
Ausarbeitung
ohne TerminIch arbeite aus, was sich automatisieren ließe und was es bringt: Zeitkosten mit den Zahlen der Verwaltung, Machbarkeit, Priorisierung, dazu eigene Ideen, auf die im Alltag niemand kommt.
Auswahl-Termin
remote, ca. 1 Std.Wir gehen die Möglichkeiten gemeinsam durch, klären Rückfragen und wählen aus, welcher Ablauf sich für den Prozessplan eignet.
Prozessplan
ohne TerminFür den gewählten Ablauf erstelle ich den Prozessplan: der Ablauf heute, der Ablauf mit Automatisierung und was beim Team bleibt.
Ergebnis-Termin
remote, ca. 1 Std.Ich stelle die Ergebnisse zusammengefasst vor: Auswertung, Prozessplan und ein verbindliches Festpreis-Angebot für die Umsetzung. Alles bleibt bei der Verwaltung, auch ohne Beauftragung.
Schritt 3
Umsetzung
Steht fest, womit begonnen wird, meist der Ablauf mit dem schnellsten spürbaren Nutzen, wird die Automatisierung gebaut und an echten Fällen getestet, bevor sie in den Alltag geht. Der Rest aus dem Plan folgt später. Nachgebessert wird bis zur Abnahme, ohne Zusatzkosten.
- Dauer
- je nach Umfang, meist wenige Wochen
- Voraussetzung
- Eine Ansprechperson für Rückfragen und eine Freigabe am Ende.
- Ergebnis
- Der Ablauf läuft. Die beteiligten Mitarbeitenden werden eingewiesen, wie die Automatisierung arbeitet und worauf sie achten sollten, dazu eine Dokumentation, die im Haus bleibt.
Schritt 4
Betreiben
Die Automatisierung wird überwacht und angepasst, wenn sich etwas ändert. Störungen fallen in der Regel auf, bevor sie im Haus auffallen; gemeldet wird dann von selbst.
- Dauer
- monatlich, ohne Mindestlaufzeit
- Voraussetzung
- Im Regelfall nichts. Eine Meldung per E‑Mail ist jederzeit möglich.
- Ergebnis
- Der Ablauf bleibt am Laufen, ohne dass sich jemand darum kümmern muss.
Was das kostet
Jeder Schritt hat einen Preis, der vorher feststeht
Das Erstgespräch ist kostenlos. Die Bestandsaufnahme wird bei einer Beauftragung binnen vier Wochen voll angerechnet. Für die Umsetzung gibt es ein verbindliches Angebot, bevor gebaut wird, und der Betrieb läuft monatlich ohne Mindestlaufzeit.
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