Antworten auf die häufigsten Fragen

Nein. Es gibt nichts von der Stange zu lizenzieren und nichts, was Sie selbst einführen, schulen und pflegen müssen. Ich bin Dienstleister und baue die Automatisierung auf die Abläufe, die bei Ihnen tatsächlich laufen, verbinde dafür die vorhandenen Programme miteinander und betreibe das Ganze anschließend. Wo es sinnvoll ist, gehört eine eigene Oberfläche dazu, damit jederzeit sichtbar ist, was die Automatisierung gerade tut, und sich das Wichtigste einstellen lässt. Sie sollen nicht raten müssen, was im Hintergrund passiert. Ihre Hausverwaltungssoftware bleibt dabei, wo sie ist.

Im Regelfall nein. Ich baue die Brücken zwischen den bestehenden Tools. Ob Casavi, WinCasa, Scalara, ImmoCloud, E‑Mail oder etwas anderes: was bereits läuft, bleibt im Einsatz. Sollte ein Wechsel die Arbeit spürbar erleichtern, sage ich es offen. Die Ausnahme, nicht die Regel.

Vier Posten, alle Preise netto; der Einstieg, das kostenlose Erstgespräch, gehört immer dazu. Ist der Ablauf schon klar, plant ihn der Prozess-Check zum Festpreis und liefert ein verbindliches Angebot. Ist noch offen, wo anfangen, findet es der Analyse-Tag heraus, als Festpreis je Tag. Die Umsetzung pro Automatisierung ist ein Festpreis, der laufende Betrieb ein planbarer Monatspreis. Die aktuellen Preise stehen auf der Preisseite. Festpreis, kein Stundenpoker.

Ja, und dabei gibt es Unterstützung. Im Einstieg entsteht an zwei Terminen die erste kleine Automatisierung am eigenen Ablauf, dazu die Regeln, welche Daten in die KI dürfen und welche nicht. Für spätere Fragen gibt es einzelne Arbeitssitzungen, beides zum Festpreis auf der Preisseite. Wird es größer, etwa weil mehrere Programme zusammenspielen, Störungen zuverlässig abgefangen werden müssen oder jemand den laufenden Betrieb übernehmen soll, übernehme ich die Umsetzung. Was davon passt, klärt das kostenlose Erstgespräch.

Die meisten ersten Automatisierungen laufen nach 4 bis 6 Wochen produktiv. Wir starten mit dem Ablauf, der die größte Zeitersparnis bringt, schnelle Wirkung statt großem Rundumschlag. Die genaue Dauer nenne ich verbindlich im Angebot. Nicht zu verwechseln mit der Frist von 4 Wochen bei der Anrechnung des Analyse-Tags: die betrifft den Zeitpunkt der Beauftragung, nicht die Umsetzungsdauer.

Die Automatisierung läuft auf Servern in Deutschland, KI‑Schritte bei einem in der EU gehosteten Anbieter. Ihre Daten liegen getrennt von denen anderer Kunden und werden nicht zum Training von KI‑Modellen genutzt. Zugriff darauf habe nur ich, und nur für Betrieb und Fehlersuche.

Meistens muss niemand etwas melden: Ich übernehme Hosting, Monitoring und Wartung dauerhaft, Störungen sehe ich oft, bevor sie im Haus auffallen, und melde mich dann von mir aus. Fällt doch zuerst im Alltag etwas auf, genügt eine kurze E‑Mail. Die Behebung ist im laufenden Betrieb enthalten.

Ja. Bevor eine Automatisierung produktiv geht, zeige ich das Ergebnis an echten Beispielen. Erst freigegeben, dann scharfgeschaltet.

Die Größe ist selten der Maßstab. Entscheidend ist, wie oft ein Ablauf wiederkehrt und wie viel Zeit er je Vorgang kostet. Auch in einer kleinen Verwaltung rechnet sich ein Ablauf, der jeden Tag Zeit frisst. Ob sich ein konkreter Ablauf lohnt, wird vor der Umsetzung durchgerechnet: erst grob im kostenlosen Erstgespräch, dann belastbar im Prozess-Check oder am Analyse-Tag. Rechnet es sich nicht, sage ich das offen.

Genau dafür bleibt die Freigabe im Haus: Bevor etwas rausgeht, prüft es ein Mitarbeiter. Eine falsche Zuordnung fällt beim Prüfen auf und wird mit einem Klick korrigiert, statt dass ein falsches Schreiben das Haus verlässt. Automatisch versendet wird nur, was vorher gemeinsam bewusst so festgelegt wurde.

Nein. Die Automatisierung übernimmt die Handgriffe, die heute zwischen der eigentlichen Arbeit liegen, also das Zusammensuchen, Abtippen und Nachhalten. Entscheidungen, Freigaben und der Kontakt zu Eigentümern und Mietern bleiben beim Team. In der Praxis schafft das vorhandene Team damit mehr, ohne dass jemand Neues gesucht und eingearbeitet werden muss.

Ehrlich: Hinter kollege247 stehe ich als eine Person. Deshalb ist alles so gebaut, dass keine Abhängigkeit entsteht. Die Automatisierung läuft nach der Einrichtung eigenständig weiter, auch wenn ich ein paar Tage nicht erreichbar bin. Prozessplan und Dokumentation liegen bei der Verwaltung, die eigenen Daten gibt es jederzeit als Export. Damit ist ein Wechsel zu einem anderen Dienstleister jederzeit möglich. Und weil jede Automatisierung einen Ablauf abbildet, der vorher von Hand lief, steht im Notfall nie der Betrieb still: Dann läuft es übergangsweise wieder manuell.

Nein. Ist der Ablauf klar, reicht der Prozess-Check: zwei kurze Termine von je etwa einer Stunde an zwei Tagen, dazwischen entsteht der Prozessplan, danach folgt das verbindliche Festpreis-Angebot. Der Analyse-Tag lohnt sich, wenn mehrere Abläufe oder ein größeres Vorhaben im Raum stehen und wir erst herausfinden müssen, wo am meisten Zeit draufgeht.

Der Prozess-Check plant einen konkreten, schon bekannten Ablauf: zwei kurze Termine, dazwischen entsteht der Prozessplan. Der Analyse-Tag durchleuchtet den ganzen Betrieb, findet heraus, wo Automatisierung am meisten bringt, und plant den gemeinsam ausgewählten Ablauf gleich mit. Beide enden mit einem schriftlichen Ergebnis, das der Verwaltung gehört, und einem verbindlichen Festpreis-Angebot; die Umsetzung ist danach reine Umsetzung des Plans. Welcher Weg passt, klären wir vorab im kostenlosen Erstgespräch.

Vorab steht fest, was ein Prozess kostet. Kein Risiko, kein Stundenpoker. Den Preis nenne ich nach dem Prozess-Check oder dem Analyse-Tag verbindlich.

Ja. Bei Beauftragung der Umsetzung binnen 4 Wochen wird der Prozess-Check bzw. ein Analyse-Tag vollständig mit dem Projektpreis verrechnet. Angerechnet wird immer nur ein Vorbereitungs-Format, nicht mehrere gestapelt; bei mehrtägigen Analysen ein Tag. Die Formate der KI-Beratung sind eigenständige Beratung und werden nicht angerechnet, ebenso wenig eine mögliche Anfahrtspauschale für Vor-Ort-Termine (Fahrt und Fahrzeit).

Ab 149 €/Monat, gestaffelt nach Umfang und Reaktionszeit. Support ist klar von der Weiterentwicklung getrennt. Neue Funktionen werden separat angeboten.

Größere Änderungen bespreche ich transparent vorab und halte sie als eigenes, fest bepreistes Paket fest. So bleibt jeder Schritt planbar.

Der Analyse-Tag wird bei Buchung fällig. Projekte werden zur Hälfte bei Auftrag und zur Hälfte bei Abnahme fällig, der Analyse-Tag wird auf die erste Rate angerechnet. Diese Beträge rechnen wir per Rechnung ab, Zahlungsziel 14 Tage netto. Den laufenden Betrieb ziehen wir per SEPA-Lastschrift ein: anteilig ab der Übergabe für den laufenden Monat, danach jeweils zum Monatsanfang im Voraus. Der Betrieb ist monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit.

Das meiste läuft remote. Analyse, Umsetzung und Betrieb funktionieren zuverlässig aus der Ferne. Vor-Ort-Termine sind möglich, aber die Ausnahme und werden vorher abgestimmt.

Ja, alle genannten Preise verstehen sich netto zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.